Déménagement de mobilier de bureau : Simplifier vous la vie !

Les points à retenir du contenu

Étape / Thème	Objectifs	Points clés	Conseils pratiques
1. Inventaire et évaluation	• Identifier tous les meubles et équipements • Prioriser l’essentiel pour le nouveau bureau	• Cataloguer et noter l’état de chaque article • Vérifier leur pertinence pour l’avenir de l’entreprise • Considérer la taille et le poids des meubles	• Créer une liste détaillée • Déterminer l’ordre de priorité (indispensables vs. à remplacer)
2. Démontage et remontage	• Faciliter le transport et protéger le mobilier • Réduire le risque de dommages	• Garder les petites pièces (vis, supports) étiquetées • Suivre les instructions du fabricant • Documenter (photos/vidéos)	• Préparer une boîte à outils dédiée • Utiliser des tutoriels ou vidéos pratiques
3. Emballage et protection	• Assurer la sécurité des meubles pendant le transport • Éviter les chocs et rayures	• Utiliser papier bulle, couvertures de déménagement, cartons solides • Protéger particulièrement le verre et l’électronique	• Privilégier les emballages d’origine pour l’électronique • Emballer de manière organisée pour faciliter le déballage
4. Étiquetage et organisation	• Faciliter le repérage et l’installation au nouveau bureau • Gagner du temps dès le premier jour	• Mettre des étiquettes sur chaque meuble et ses pièces • Éventuellement, code couleur par service ou zone	• Indiquer clairement le contenu et la destination • Ajouter la fonction (ex. « Bureau RH ») pour hiérarchiser le déballage
5. Mise en place dans le nouveau bureau	• Optimiser l’espace de travail • Favoriser la productivité et le confort	• Disposition logique pour le flux de travail • Accessibilité et circulation optimales	• Utiliser un plan d’étage pour anticiper l’emplacement • Concilier esthétique et fonctionnalité
Considérations particulières	• Assurer un déménagement sécurisé • Minimiser les temps d’arrêt	• Manipuler meubles volumineux avec sangles et chariots • Former le personnel aux techniques de levage	• Faire appel à des déménageurs professionnels si nécessaire • Prévoir du télétravail ou un déménagement par étapes pour éviter les interruptions

Vous souhaitez déménager le mobilier de bureau de votre entreprise. Vous êtes au cœur d’une transition importante. C’est l’occasion de jeter les bases de l’avenir de votre entreprise, mais avouons-le, l’idée de déménager du mobilier de bureau vous donne peut-être mal à la tête. C’est un travail qui demande un effort physique et une anticipation stratégique.

En suivant notre guide complet sur le déménagement de bureaux, vous pourrez vous y retrouver facilement.

5 étapes faciles pour déménager le mobilier de bureau

Le déménagement du mobilier de bureau peut être une tâche simple si l’on adopte la bonne approche. Ce guide décompose la tâche en six étapes, afin que le déménagement de votre entreprise soit efficace et bien coordonné.

Étape 1 : inventaire et évaluation

Commencez par faire l’inventaire de tous les meubles et équipements de bureau. Il ne s’agit pas d’une simple tâche administrative, mais d’une étape cruciale qui guidera toutes les décisions prises au cours du processus de déménagement. Concentrez-vous sur :

Cataloguer chaque article : prenez note de chaque article, de son état et de son importance. C’est comme créer une carte des trésors de votre bureau.
Évaluer les besoins futurs : examinez chaque pièce d’un œil critique. Sera-t-elle adaptée à l’ambiance et à l’espace du nouveau bureau, ou est-il temps de l’améliorer ?
Établissez un ordre de priorité pour les objets indispensables : déterminez quels sont les éléments essentiels au bon fonctionnement du nouveau bureau dès le premier jour. Cela vous permettra d’être opérationnel dès le départ et de ne pas perdre de temps.
Pensez à la logistique : pensez à la taille, au poids et aux exigences de démontage de vos meubles. Cette prévoyance peut vous éviter des maux de tête le jour du déménagement.

Étape 2 : démontage et remontage

Le démontage du mobilier de bureau peut faciliter son déplacement et le protéger des chocs due au transport. Voici quelques conseils utiles pour faciliter ce processus :

Organiser les outils et la quincaillerie : conservez les petits objets comme les vis et les supports dans des sacs munis d’étiquettes claires. Ce sont les petites choses qui disparaissent souvent.
Suivez les instructions du fabricant : démontez les objets avec soin, comme si vous suiviez une carte au trésor. Les instructions du fabricant sont là pour s’assurer que chaque pièce peut être remontée sans problème.
Documentez le démontage : prenez des photos ou des vidéos au fur et à mesure. Ceci peut vous sauver la vie lorsque vous êtes face à une pile de pièces et que vous vous demandez où la pièce A s’insère dans la fente B.
Gardez une boîte à outils à portée de main : constituez une trousse à outils pour le déménagement. Le fait d’avoir les bons outils à portée de main vous donnera l’impression d’être un super-héros au moment du remontage.
Ressources vidéo : les vidéos pratiques en ligne peuvent vous aider à gagner du temps et à protéger vos meubles contre les dommages. Par exemple, regardez cette vidéo pour apprendre à démonter une chaise de bureau.

Étape 3 : emballage et protection

Lorsque vous déménagez du mobilier de bureau, il est essentiel de veiller à ce que chaque pièce soit correctement protégée pour le transport. Cela signifie qu’il faut emballer et fixer les articles pour éviter qu’ils ne soient endommagés pendant le déménagement.

Utilisez des matériaux de qualité : ne lésinez pas sur le papier bulle, les couvertures de déménagement et les cartons solides. C’est ce qui fera la différence entre vos articles qui arriveront prêts à l’emploi ou à réparer.
Utilisez l’emballage d’origine pour les appareils électroniques : si possible, emballez-les dans leurs boîtes d’origine, conçues pour un transport sécurisé, ou utilisez du papier bulle antistatique pour une meilleure protection.
Sécurisez les objets délicats : traitez le verre et les composants électroniques avec le plus grand soin, comme s’il s’agissait d’objets précieux. Ce sont souvent les éléments les plus vulnérables et indispensables au fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Emballez en pensant au déballage : organisez et emballez les objets de manière à rendre le déballage simple.

Étape 4 : étiquetage et organisation

Un étiquetage et une organisation efficaces sont essentiels lors d’un déménagement, car ils préparent le terrain pour un premier jour sans heurts dans le nouveau bureau. Ces conseils permettent à chacun de trouver facilement son bureau et son matériel dès le départ :

Gardez une trace de vos meubles : attachez des étiquettes à chaque meuble et à ses pièces démontées. C’est comme si vous donniez à chaque objet son propre badge d’identification.
Système de code couleur : mettez en place un code couleur correspondant aux différents services ou zones du nouveau bureau. C’est un raccourci visuel qui accélère le tri et le placement.
Étiquettes détaillées : ne vous contentez pas d’étiquettes « fragile » ou « ce côté-ci vers le haut ». Incluez des descriptions détaillées du contenu et de l’emplacement cible. C’est comme fournir une carte pour simplifier la mise en place.
Étiqueter pour la fonction : attribuez des étiquettes qui indiquent non seulement la destination, mais aussi la fonction de l’objet. Cela aide à établir l’ordre de priorité lors du déballage.

Étape 5 : mise en place du mobilier dans le nouveau bureau

Lors de l’installation des meubles dans votre nouveau bureau, il est essentiel de traduire vos plans en réalité, en installant chaque pièce de manière à favoriser le flux de travail et le confort de votre équipe. Cette étape est cruciale, car elle permet d’optimiser immédiatement l’espace pour la productivité et la satisfaction des employés.

Planifier pour être efficace : avant qu’un seul meuble ne franchisse le seuil de votre nouveau bureau, sachez exactement où chaque pièce ira. L’esthétique et la fonctionnalité doivent aller de pair.
Utilisez un plan d’étage : armé d’un plan, vous pouvez visualiser la disposition de votre nouveau bureau et voir comment les pièces s’emboîtent avant même de les déplacer.
Tenez compte du flux de travail : placez les bureaux, les chaises et les espaces communs de manière à rationaliser les activités quotidiennes. Il s’agit de créer un espace où chacun peut évoluer librement.
L’accessibilité est importante : veillez à ce que toutes les zones soient facilement accessibles, avec des chemins dégagés pour les employés et les clients. Il s’agit d’éliminer les obstacles et de faciliter la circulation.

Considérations particulières pour un déménagement de bureau

Lorsque vous êtes au cœur d’un déménagement, il y a toujours des éléments qui nécessitent un peu plus de réflexion et d’attention. Il ne s’agit pas seulement de déplacer des objets ; il s’agit de s’assurer que chaque objet, en particulier ceux qui sont encombrants ou délicats, arrive en parfait état et que toutes les personnes impliquées restent en sécurité et efficaces tout au long du processus.

Manipuler des meubles volumineux ou spécialisés : les chariots, les sangles de levage et les matériaux de rembourrage sont essentiels pour déplacer des objets volumineux sans se blesser ni les abîmer.
Mesures de sécurité pour le déménagement de meubles : organisez une courte séance de formation sur les techniques de levage appropriées. Veillez à ce que les allées soient dégagées de tout obstacle pour éviter les trébuchements et les chutes.
Embaucher des déménageurs professionnels : parfois, il est plus sage de faire appel à des professionnels. Les déménageurs expérimentés apportent expertise et efficacité. Vérifiez leurs références et assurez-vous qu’ils ont de l’expérience dans le déménagement de bureaux.
Minimiser les temps d’arrêt pendant le déménagement : envisagez des options de travail à distance ou un déménagement par étapes pour que certaines parties de votre entreprise restent opérationnelles durant la transition.
Des solutions de déménagement rentables : comparez les devis, mais évaluez aussi ce que vous pouvez raisonnablement faire en interne. Peut-être votre équipe peut-elle emballer ce qui n’est pas essentiel, ou vous pouvez réduire l’encombrement avant de déménager pour alléger la charge.